外贸合同签订流程

2020年11月22日10:26:14
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合同的签订流程

现在的跨境贸易企业多使用电子邮件来签订商务合同,目前主要有3种方法:

第一种是直接将合同写在邮件正文处;

第二种是在邮件中附上合同文档,将其作为附件发送;

第三种是由发送方在邮件中附上合同文档将其作为附件发送给接受方,然后接受方将其下载打印为纸质合同,并在合同上签字盖章后,再通过扫描和发送电子版或传真的方式将已经签好的合同传回给发送方,合同经发送方打印并签字盖章后即可生效。因为第三种方法更加规范且安全性更高,所以更多的跨境贸易公司会选择第三种方法。

1.合同

合同的特点在于它可以将交易双方所拥有的权利和应当履行的义务,以及可能遇到的各种突发情况和解决方法等都非常全面详细地展示出来,督促双方遵守。合同常应用于大宗、复杂或成交额较大的商品交易。卖家制定的合同叫作销售合同(Sales Contract);买家制定的合同叫作购货合同(Purchase Contract)。

2.确认书

确认书属于一种简式合同,常应用于数量比较少或者涉及金额较小的商品交易。
与合同相比,确认书通常只将一般贸易条件列出,对于基本贸易条件一般采取不列出或不完全列出的形式。

3.协议

协议或协议书在法律上与合同具有同等效力。当交易双方进行一宗比较复杂的交易时,经过一段时间的商议,并确定了一些交易条件,但还没有到制定合同的地步时,就可以拟定一个“初步协议”或者“原则性协议”记录已经谈好的交易内容,以便后面继续洽谈。

4.订单

订单通常是买方的货物购买清单,一般情况下,会在双方达成交易后,由买方寄来提醒卖方要完成的具体事项,卖方可根据订单内容进行接下来的备货和交付工作。部分买方会寄来两份订单,并要求卖方签字确认后寄回一份,以保证交易的顺利进行。类似这种在双方商讨成功后寄来的订单,一般视为买方的购货合同或购货确认书。

合同的履行流程

下面以CIF术语和出口合同为例来阐述合同如何履行。在以信用证支付方式成交时,出口合同履行流程可分解为货、证、船、款4个板块。

其中,“货”就是落实货物,涉及备货和报检;

“证”就是落实信用证,涉及催证、审证和改证;以及其他船运文件如产地证等;

“船”就是货物出运,涉及租船订舱、报关、投保、发装运通知;

“款”就是制单结汇,涉及制单、审单、交单、结汇、核销和退税。

这4个板块相互配合,缺一不可,且每一环节都要正确完成才可成功履行出口合同。

1.落实货物

落实货物就是卖方在约定期限内将货物准备至可以随时进行运输的状态,具体包括备货、报检。
离境货物检验检疫工作一般是先由商户报检,相关部门再进行检验检疫工作,合格后放行过关。
法定的出境货物检疫申请人,应该在规定的期限内持有关证件向检验检疫机构申报。检验检疫机构应当查验有关证件,对符合要求的接受检验检疫申报,并收取费用,然后转交施检部门进行检验检疫。
一般来说,出口货物最晚要在报关或装运7天前申报,而一些检验检疫复杂的货物则需要更长的时间;需要隔离检疫的出境动物,则需要在离境前60天向有关部门预报,隔离前7天报检。
申报人应填写并提交出境货物报检单,还要将出口合同或订单、商业发票、装箱单、信用证复印件或相关函电、生产单位出具的厂检单原件等一并提交。凭样品成交的,还须提供样品。

2.落实信用证

在信用证支付方式下,卖方既要落实货物,又要落实信用证。卖方只有在看到信用证正本实物并加以审核确认无误后方可为买方发货,否则不要轻易为买方发货,以免使自身结汇陷入被动。
落实信用证包括催证、审证和改证3项内容,其中审证是最为重要的,也是必不可少的。
一般来说,买方要在约定期限内办理信用证,但在实际中常常会出现一些意外情况导致信用证不能及时办理,所以为了交易的顺利进行,卖方需要催促买方开立信用证,一般通过发送主题为“合同所需货物已经准备完毕,请尽快办理信用证”的电子邮件的方式进行。
审证包括通知行审证及卖方审证两个环节。这两个环节同样重要,但侧重点不同,无法互相替代。
在实际业务中,较为常见的信用证修改是“展期”,是指卖方无法在约定期限内向买方交货时,需要买方向有关部门申请延长货运时间和信用证的有效期。

3.货物出运

货物的出口运输既可以由卖方自行找运输公司办理,又可以委托货运代理公司(以下简称货代)代为办理。货代办理方便简单,卖方一旦将货物转交给货代,后续包括租赁船只或舱位、报检换单、报关、产地装箱等一系列工作全部由货代负责,完全不需要卖方操作。不仅如此,货代还可以提供给卖方非常优惠的运输价格,所以实际交易过程中有75%的卖方会通过货代来运输货物。在买方不指定承运人或货代的情况下,卖方应根据货代的等级、优势航线、所提供运价的竞争力和综合服务能力选择货代。

4.制单结汇

卖方将货物出口装运后,就要根据信用证的要求缮制各种单据,并在信用证规定的有效期和交单期内,及时提交单据给银行结汇。

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